Что делать с документами при ликвидации организации?

Ликвидация компании — непростая и физически, и эмоционально процедура, которая вызывает много вопросов. Например, что делать с документами? С имуществом все понятно — оно уходит с молотка. А бумаги? Первая мысль, которая приходит в голову — просто выбросить. И это очень плохая идея! Потому что по закону документы нужно передавать в государственные архивы. Конечно, не все, а только те, на которые распространяются такие требования.

В этой статье мы расскажем, что именно нужно передавать и как сделать это максимально просто.

Какие документы останутся после ликвидации?

Если компания вела активную деятельности и работала много лет, то бумаг останется немало:

• кадровые;
• бухгалтерские;
• отчетные (налоговая, бухгалтерская, статистическая и прочая отчетность);
• учредительные;
• договоры с контрагентами;
• корреспонденция;
• прочее.

Какие бумаги нужно сдавать в госархивы?

К счастью, не все эти документы нужно будет специальным образом обрабатывать и сдавать в архив. В эту группу входят кадровые документы:

• приказы по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении);
• трудовые договоры, а также договоры подряда;
• личные карточки Т-2;
• лицевые счета или расчетные ведомости.

Как проводится передача документов в госархив?

Вам предстоит пройти всего несколько шагов, но один из них будет достаточно сложным. Итак, передача бумаг в государственные архивные фонды при ликвидации компании состоит из следующих этапов:

• заключение договора;
• архивная обработка всех документов;
• оплата пошлины;
• передача бумаг и ожидание результата.

Так как гос.архивы тщательно проверяют все бумаги и нередко возвращают неправильно оформленные документы, особенное внимание нужно уделить архивной обработке.

Практика показывает, что в большинстве случаев корректного оформления с первого раза может добиться только опытная в этих вопросах архивная компания, а самостоятельное оформление приводит к возвратам пакета бумаг и повторной процедуре. Поэтому чаще всего имеет смысл сразу же обратиться за этой услугой к профессионалам, чтобы не усложнять и не удлинять эту стадию.

Что делать с остальными документами?

Прочие бумаги, которые по закону должны храниться определенное время, но которые не нужно передавать в государственные фонды, требуется где-то размещать. Оптимальное решение — коммерческие организации, обеспечивающие надежное внеофисное хранение.

Также вы можете сразу договориться с такой организацией о том, чтобы по истечении срока бумаги были уничтожена.